Doklady
Uchovávání dokladů, zjednodušený daňový doklad a kontrolní hlášení: přehled pro přijaté faktury
Jak dlouho uchovávat přijaté faktury a účtenky, kdy stačí sken, kdy je doklad zjednodušený (do 10 000 Kč) a jak se přijaté doklady uvádějí v kontrolním hlášení.
Ve zkratce
- Daňové doklady uchovává plátce DPH 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo (§ 35 ZDPH); účetní doklady 5 let (§ 31 zákona o účetnictví). Rozhoduje delší lhůta.
- Papírový doklad můžete převést do elektronické podoby, pokud zachováte věrohodnost původu, neporušenost obsahu a čitelnost (§ 35a ZDPH).
- Zjednodušený daňový doklad lze vystavit do 10 000 Kč včetně DPH a nemusí obsahovat údaje o odběrateli.
- V kontrolním hlášení se přijaté doklady nad 10 000 Kč uvádějí jednotlivě (oddíl B.2), menší souhrnně (B.3).
Přijatých faktur a účtenek přibývá každý měsíc a s nimi otázky: jak dlouho je schovávat, smím papír po naskenování vyhodit, co musí účtenka obsahovat, aby šlo odečíst DPH, a kam patří v kontrolním hlášení? Přehled podle českého zákona o DPH a zákona o účetnictví.
Jak dlouho doklady uchovávat
| Co | Jak dlouho | Podle |
|---|---|---|
| Daňové doklady (přijaté i vystavené faktury) | 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo | § 35 ZDPH |
| Účetní doklady, účetní knihy | 5 let od konce účetního období | § 31 zákona o účetnictví |
| Účetní závěrka a výroční zpráva | 10 let | § 31 zákona o účetnictví |
Pro plátce DPH tedy u faktur platí delší, desetiletá lhůta. Po celou dobu musíte zajistit věrohodnost původu, neporušenost obsahu a čitelnost dokladu.
Smím papír po naskenování vyhodit?
Zákon o DPH v § 35a dovoluje převést daňový doklad z listinné podoby do elektronické a naopak, pokud zachováte údaje, které prokazují věrohodnost původu a neporušenost obsahu, a doklad zůstane čitelný. Zákon o účetnictví v § 33 vyžaduje, aby převedený záznam měl shodný obsah s původním.
V praxi to znamená: sken musí být úplný a čitelný, uložený tak, aby ho nešlo nepozorovaně změnit, a zálohovaný na celou lhůtu. Postup (kdo skenuje, kam se soubory ukládají, jak se zálohují) si dohodněte s účetní dřív, než začnete papír skartovat.
Zjednodušený daňový doklad
Pro plnění do 10 000 Kč včetně DPH může plátce vystavit zjednodušený daňový doklad (§ 30 ZDPH). Ten nemusí obsahovat údaje o odběrateli ani jeho DIČ a nemusí uvádět jednotkovou cenu, základ daně a výši daně (§ 30a). Typicky jde o účtenku z pokladny. Odpočet DPH je z něj možný.
Nad 10 000 Kč potřebujete běžný daňový doklad s náležitostmi podle § 29: označení a DIČ dodavatele i odběratele, evidenční číslo, rozsah a předmět plnění, datum vystavení, DUZP, jednotkovou cenu bez daně, základ daně, sazbu a výši daně v korunách.
| Zjednodušený doklad | Běžný daňový doklad | |
|---|---|---|
| Limit | do 10 000 Kč s DPH | bez limitu |
| Odběratel a jeho DIČ | nemusí být | musí být |
| Základ a výše daně | nemusí být | musí být |
| Kontrolní hlášení (přijaté) | souhrnně v B.3 | jednotlivě v B.2 (nad 10 000 Kč) |
Sazby DPH jsou od roku 2024 21 % a 12 % (§ 47).
Přijaté doklady v kontrolním hlášení
Kontrolní hlášení (§ 101c a násl.) podávají právnické osoby měsíčně do 25 dnů po skončení měsíce; fyzické osoby ve lhůtě pro daňové přiznání. Přijatá plnění se v něm člení podle hodnoty:
- nad 10 000 Kč včetně DPH: jednotlivě, s DIČ dodavatele a evidenčním číslem dokladu (oddíl B.2),
- do 10 000 Kč: souhrnně za celé období (oddíl B.3).
Za nepodání nebo pozdní podání hrozí pokuty podle § 101h od 1 000 Kč (opožděné podání bez výzvy) až po 50 000 Kč; u fyzických osob a některých jednočlenných s. r. o. se snižují na polovinu.
Lhůta pro odpočet DPH
Nárok na odpočet lze podle § 73 odst. 3 ZDPH uplatnit nejpozději do konce druhého kalendářního roku po roce, ve kterém vznikl. Pozdě dodaná faktura tedy odpočet obvykle nezmaří, pokud ji zaúčtujete včas.
Jak na to v praxi
- Jedno místo pro všechny doklady: faktury z e-mailu, účtenky z peněženky i XML.
- Originální soubor zachovejte: u PDF a XML uchovávejte to, co jste dostali.
- Doklad propojte se zaúčtováním: při kontrole musíte k nákladu rychle najít doklad.
- Hlídejte hranici 10 000 Kč už při nákupu: nad ni si vyžádejte běžný daňový doklad na firmu.
FinSuite ukládá k nákladu ve vašem programu i PDF nebo fotku dokladu (všude, kde to rozhraní programu dovoluje), takže doklad a jeho zaúčtování máte pohromadě.
Časté otázky
Jak dlouho musím v Česku uchovávat přijaté faktury?
Plátce DPH 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo (§ 35 ZDPH). Zákon o účetnictví vyžaduje u účetních dokladů 5 let; rozhoduje delší lhůta.
Do jaké částky stačí zjednodušený daňový doklad?
Do 10 000 Kč včetně DPH (§ 30 ZDPH).
Jak se v kontrolním hlášení uvádějí účtenky?
Přijatá plnění do 10 000 Kč včetně DPH souhrnně v oddílu B.3, nad tuto hranici jednotlivě v B.2.
Můžu papírové doklady po naskenování skartovat?
Zákon to dovoluje, pokud sken zachová věrohodnost původu, neporušenost obsahu a čitelnost (§ 35a ZDPH) a obsah zůstane shodný (§ 33 zákona o účetnictví). Postup si nastavte s účetní.