Dokument zveřejňujeme ve slovenském znění, které je právně závazné.
Ochrana osobných údajov
Aké osobné údaje FinSuite spracúva, prečo a na akom právnom základe, komu ich odovzdáva, ako dlho ich uchováva a aké máte práva podľa GDPR.
1. Prevádzkovateľ a kontakt
Prevádzkovateľom osobných údajov podľa nariadenia (EÚ) 2016/679 (GDPR) a zákona č. 18/2018 Z. z. je:
- Obchodné meno: INTERFASE s. r. o.
- Sídlo: Doležalova 3424/15C, 821 04 Bratislava
- IČO: 57075891
- DIČ: 2122563806
- IČ DPH: SK2122563806
- Zápis: Obchodný register Mestského súdu Bratislava III, oddiel Sro, vložka č. 189754/B
- E-mail (všeobecné a právne otázky, ochrana osobných údajov): [email protected]
- Zákaznícka podpora: [email protected]
Vo veciach ochrany osobných údajov nám píšte na [email protected] alebo poštou na adresu sídla.
2. Kedy sme prevádzkovateľ a kedy sprostredkovateľ
Sme prevádzkovateľom údajov o používateľoch, ich účtoch, o platiteľoch predplatného a o návštevníkoch webu.
Pri dokladoch, výpisoch a ďalších údajoch, ktoré do služby nahrá firma (zákazník), je prevádzkovateľom zákazník a my ich spracúvame v jeho mene ako sprostredkovateľ podľa prílohy Obchodných podmienok. Ak ste dodávateľom alebo obchodným partnerom nášho zákazníka, so žiadosťami sa obráťte najmä na neho.
3. Aké údaje spracúvame
- Účet: meno, e-mail, zvolený jazyk a nastavenia upozornení; pri prihlásení cez Google alebo Microsoft aj identifikátor účtu a overený e-mail od daného poskytovateľa. Heslá nepoužívame ani neukladáme.
- Firma a tím: názov, IČO, DIČ, IČ DPH a adresa firmy (dopĺňame ich z verejných registrov — Register účtovných závierok a Register právnických osôb SR, v Česku ARES), roly, pozvánky a žiadosti o prístup.
- Doklady a výpisy, ktoré nahráte, a údaje v nich — môžu obsahovať osobné údaje vašich obchodných partnerov (napríklad meno živnostníka, číslo účtu, text platby).
- Prístupové údaje k prepojenému softvéru (API kľúče, tokeny, prihlasovacie údaje) — uložené šifrované.
- Predplatné (ak je pre firmu zavedené): údaje o platiteľovi (názov, IČO, DIČ, IČ DPH, adresa, e-mail na faktúry), výsledok overenia IČ DPH v systéme VIES, identifikátory u poskytovateľa platieb, faktúry. Údaje o platobnej karte nespracúvame — zadávate ich priamo u poskytovateľa platieb.
- Záznam o činnosti: kto, kedy a čo vo firme urobil; pri prihlásení spôsob prihlásenia, čas a IP adresa.
- Technické údaje: IP adresa, čas a typ požiadavky v serverových záznamoch; nevyhnutné cookies (pozri Zásady používania cookies).
- Komunikácia: e-maily, ktoré nám pošlete, napríklad na podporu.
4. Účely a právne základy
| Účel | Právny základ (GDPR) |
|---|---|
| Účet, prihlásenie a poskytovanie služby (čítanie dokladov, ukladanie do softvéru, párovanie platieb, tím) | plnenie zmluvy — čl. 6 ods. 1 písm. b) |
| Servisné e-maily (prihlasovacie kódy, pozvánky, upozornenia a prehľady podľa vašich nastavení, oznámenia o zmenách) | plnenie zmluvy — čl. 6 ods. 1 písm. b) |
| Predplatné a platby, vystavovanie faktúr | plnenie zmluvy — čl. 6 ods. 1 písm. b); účtovné a daňové povinnosti — čl. 6 ods. 1 písm. c) |
| Bezpečnosť, prevencia zneužitia, záznam o činnosti, obmedzenie počtu pokusov o prihlásenie | oprávnený záujem — čl. 6 ods. 1 písm. f) |
| Jedno skúšobné obdobie na firmu (uchovávame odtlačok krajiny a IČO, pri firmách bez IČO odtlačok e-mailu) | oprávnený záujem — čl. 6 ods. 1 písm. f) |
| Uplatnenie a obhajoba právnych nárokov | oprávnený záujem — čl. 6 ods. 1 písm. f) |
| Doklady a výpisy nahraté zákazníkom | spracúvame ich v mene zákazníka ako sprostredkovateľ (čl. 28) |
Údaje nepredávame, nepoužívame na reklamu ani na profilovanie. Čítanie dokladov umelou inteligenciou nie je automatizované rozhodovanie s právnymi účinkami — o každom uložení rozhodujete vy.
5. Príjemcovia a sprostredkovatelia
- Poskytovateľ hostingu — servery, na ktorých služba a jej zálohy bežia.
- OpenRouter, Inc. (USA) — sprostredkúva čítanie dokladov umelou inteligenciou a odovzdáva ho modelu Gemini spoločnosti Google. Posielame obsah dokladu (pri PDF výpisoch len ich text), nikdy nie prístupové údaje k vášmu softvéru.
- Websupport s. r. o. (Slovensko) — poskytovateľ e-mailových služieb; odosiela servisné e-maily a doklady na adresu KROS Digitálnej kancelárie, ak ste ju pri prepojení zadali.
- Stripe — spracúva platby predplatného, ak je pre firmu zavedené.
- Google a Microsoft — ak sa nimi prihlasujete; dostanú len to, čo je na prihlásenie nevyhnutné.
- Výrobca prepojeného softvéru — na váš pokyn mu odovzdáme údaje nákladov, prílohy a úhrady, ktoré tam majú byť uložené.
- Verejné registre (Register účtovných závierok, Register právnických osôb SR, ARES) a systém VIES Európskej komisie — pýtame sa ich podľa IČO, názvu firmy alebo IČ DPH.
- Orgány verejnej moci — len ak to vyžaduje zákon.
Prístup k údajom majú aj poverení pracovníci prevádzkovateľa, len v rozsahu potrebnom na prevádzku a podporu a viazaní mlčanlivosťou.
6. Prenos mimo Európskej únie
Čítanie dokladov umelou inteligenciou zahŕňa prenos do USA (OpenRouter, Google). Taký prenos sa uskutočňuje len na základe primeraných záruk podľa čl. 46 GDPR.
V každej požiadavke na čítanie dokladu žiadame, aby poskytovateľ údaje neukladal ani nepoužil na trénovanie modelov (nastavenie „data_collection: deny“ pre všetky požiadavky).
7. Ako dlho údaje uchovávame
- Účet, firma, doklady, výpisy a prepojenie: počas trvania účtu alebo firmy. Po vymazaní ich z aplikácie odstránime hneď a zo záloh najneskôr do 30 dní.
- Záznam o činnosti: počas trvania firmy; po vymazaní účtu alebo firmy z neho odstránime osobný obsah a ostane len údaj, že k udalosti došlo.
- Serverové záznamy: najviac 90 dní.
- Neúspešné úlohy vo fronte (napríklad neodoslaný e-mail, obsah je šifrovaný): 7 dní.
- Udalosti od poskytovateľa platieb (obsahujú meno, e-mail a adresu platiteľa): 90 dní.
- Faktúry a účtovné doklady k predplatnému: po dobu, ktorú vyžadujú účtovné a daňové predpisy.
- Odtlačok krajiny a IČO (prípadne e-mailu) na obmedzenie skúšobných období: aj po vymazaní firmy, aby sa skúšobné obdobie neposkytlo opakovane.
- Firma v režime len na čítanie: po 12 mesiacoch ju vymažeme (upozorníme 30 a 7 dní vopred).
8. Zabezpečenie
Všetka komunikácia prebieha cez šifrované spojenie (HTTPS). Prístupové údaje k softvéru a obsah e-mailov čakajúcich na odoslanie ukladáme šifrované. Prihlasovacie kódy platia 10 minút a ukladáme ich len v podobe, z ktorej sa kód nedá spätne zistiť. Údaje firiem sú od seba oddelené a prístup k nim sa riadi rolami v tíme. Údaje pravidelne zálohujeme a obnovu zo záloh skúšame.
9. Vaše práva
Máte právo na prístup k svojim údajom, ich opravu a vymazanie, obmedzenie spracúvania, prenosnosť a právo namietať proti spracúvaniu na základe oprávneného záujmu. Väčšinu môžete urobiť priamo v aplikácii — údaje si zobraziť, opraviť, exportovať a účet zrušiť.
Ostatné žiadosti posielajte na [email protected]. Vybavíme ich bez zbytočného odkladu, najneskôr do jedného mesiaca; v odôvodnených prípadoch môžeme lehotu predĺžiť podľa GDPR.
10. Sťažnosť
Ak sa domnievate, že spracúvaním porušujeme právo, môžete podať návrh na začatie konania Úradu na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky, Hraničná 12, 820 07 Bratislava 27, dataprotection.gov.sk.
11. Zmeny týchto zásad
Zásady aktualizujeme, keď sa zmení spôsob spracúvania alebo sprostredkovatelia. Podstatné zmeny oznámime používateľom e-mailom vopred.