Obchodné podmienky

1. Prevádzkovateľ a pojmy

Službu FinSuite (ďalej „služba“) prevádzkuje:

• Obchodné meno: INTERFASE s. r. o.
• Sídlo: Doležalova 3424/15C, 821 04 Bratislava
• IČO: 57075891
• DIČ: 2122563806
• IČ DPH: SK2122563806
• Zápis: Obchodný register Mestského súdu Bratislava III, oddiel Sro, vložka č. 189754/B
• E-mail (všeobecné a právne otázky, ochrana osobných údajov): [email protected]
• Zákaznícka podpora: [email protected]

Služba je dostupná na adrese https://fin.esuite.sk; tieto podmienky a ďalšie informácie o službe sú zverejnené na https://esuite.sk/finsuite.

V týchto podmienkach znamená:

• „zákazník“ — podnikateľ alebo iná právnická osoba, ktorá službu používa na svoju podnikateľskú činnosť;
• „používateľ“ — fyzická osoba s účtom v službe, ktorá koná za zákazníka;
• „firma“ — pracovný priestor zákazníka v službe (jedna firma podľa IČO), v ktorom sú jeho doklady, výpisy, prepojenie a tím;
• „doklad“ — faktúra, bloček alebo iný doklad, ktorý do služby nahráte (PDF, fotka, elektronická faktúra ISDOC);
• „prepojený softvér“ — váš fakturačný alebo účtovný softvér, do ktorého služba ukladá náklady.

2. Predmet služby

FinSuite je webová aplikácia pre firmy na Slovensku a v Česku. Z nahratých dokladov vyčíta údaje (najmä dodávateľa, dátumy, sumy, sadzby DPH a platobné údaje), dá vám ich skontrolovať a po vašom potvrdení ich uloží ako náklad do prepojeného softvéru.

Ukladanie nákladov dnes funguje do týchto softvérov: SuperFaktúra, KROS Omega a Alfa. Prepojenia s ďalším softvérom, ktoré aplikácia alebo web uvádza ako pripravované, nie sú súčasťou záväzku prevádzkovateľa, kým ich v aplikácii nesprístupníme.

Služba ďalej umožňuje nahrať bankové výpisy a spárovať platby z nich s dokladmi; spárovanie je návrh, ktorý potvrdíte, a potvrdenú úhradu môže služba zapísať aj do prepojeného softvéru, ak to daný softvér umožňuje.

FinSuite nie je účtovný softvér, účtovník ani daňový poradca. Za vedenie účtovníctva, správnosť údajov v ňom a splnenie daňových povinností zodpovedá zákazník, prípadne jeho účtovník.

3. Kto môže službu používať

Služba je určená výlučne podnikateľom a iným právnickým osobám na ich podnikateľskú činnosť (B2B). Nie je určená spotrebiteľom, a preto sa na zmluvu nevzťahujú predpisy na ochranu spotrebiteľa.

Kto službu používa za firmu, potvrdzuje, že je oprávnený za ňu konať. Údaje o firme (názov, adresa, DIČ, IČ DPH) dopĺňame podľa IČO z verejných registrov; zákazník zodpovedá za to, že firmu do služby pridáva oprávnene.

Zmluva medzi prevádzkovateľom a zákazníkom vzniká, keď používateľ za firmu dokončí jej nastavenie v aplikácii a tým prijme tieto podmienky.

4. Účet a prihlásenie

Účet sa zakladá a prihlasuje bez hesla: jednorazovým kódom zaslaným na e-mail, účtom Google alebo účtom Microsoft. Prihlásenie platí najviac 7 dní alebo do odhlásenia.

Používateľ zodpovedá za bezpečnosť svojej e-mailovej schránky a účtov Google či Microsoft, ktorými sa prihlasuje, a za všetko, čo sa v službe pod jeho účtom urobí. Podozrenie na zneužitie účtu nám bez odkladu oznámte na [email protected].

Jeden účet môže pracovať vo viacerých firmách; v každej má svoju rolu.

5. Firma, tím a roly

Vo firme môžu pracovať viacerí ľudia. Každý má jednu z týchto rolí:

• Vlastník — spravuje všetko vrátane tímu, údajov o firme, prepojenia, exportu, platieb za FinSuite, odovzdania vlastníctva a vymazania firmy. Firma má vždy aspoň jedného vlastníka.
• Správca — spravuje firmu v mene vlastníka (napríklad finančný riaditeľ väčšej firmy): tím vrátane ďalších správcov, údaje o firme, prepojenie, export a platby za FinSuite. Nemôže firmu vymazať, odovzdať vlastníctvo, urobiť niekoho vlastníkom ani meniť či odoberať vlastníkov.
• Účtovník — vedie firmu: upravuje údaje o firme a prepojenie so softvérom, exportuje údaje, vidí históriu činnosti a pozýva ďalších účtovníkov. Nemôže meniť IČO ani krajinu firmy, spravovať tím ani firmu vymazať.
• Kolega — nahráva a kontroluje doklady, ukladá ich do softvéru a páruje platby.

Do firmy sa dá pridať len na pozvanie od niekoho, kto na to má oprávnenie, alebo so súhlasom vlastníka či správcu na žiadosť o prístup. Vlastník môže firmu odovzdať inej osobe (napríklad účtovník, ktorý firmu pre klienta nastavil, ju odovzdá klientovi); pozvanie na vlastníctvo platí 30 dní.

Keď účtovník upraví údaje o firme, pripojí alebo odpojí softvér, exportuje údaje alebo pozve ďalšieho účtovníka, vlastníci a správcovia dostanú e-mail. Odobratím z tímu sa končí len prístup danej osoby k firme; údaje firmy sa tým nemažú.

Zákazník zodpovedá za to, komu vo firme udelí prístup a akú rolu.

6. Čítanie dokladov umelou inteligenciou a vaša kontrola

Údaje z dokladov a z výpisov vo formáte PDF čítame pomocou umelej inteligencie (podrobnosti o spracovateľoch sú v Zásadách ochrany osobných údajov). Vyčítané údaje sú návrh a môžu obsahovať chyby.

Do prepojeného softvéru sa nič nezapíše bez vášho potvrdenia; ani spárovanie platby sa nepotvrdí automaticky. Pred potvrdením údaje skontrolujte — najmä sumy, sadzby DPH, dátumy a dodávateľa. Potvrdením beriete zodpovednosť za ich správnosť.

Upozornenia služby (napríklad na možnú duplicitu dokladu) sú pomôckou, nie zárukou.

7. Prepojenie s vaším softvérom

Na ukladanie nákladov prepojíte firmu so svojím softvérom — zadaním API kľúča alebo prístupových údajov od jeho výrobcu, potvrdením prepojenia priamo u výrobcu, alebo pri softvéri KROS zadaním e-mailovej adresy KROS Digitálnej kancelárie, na ktorú posielame skontrolované doklady ako PDF.

Prístup používame len na zápis nákladov, ich príloh a úhrad a na čítanie údajov, ktoré sú na to potrebné (napríklad výber firmy v softvéri). Prístupové údaje ukladáme šifrované; prepojenie môže vlastník, správca alebo účtovník kedykoľvek zrušiť.

Na používanie prepojeného softvéru potrebujete vlastnú platnú licenciu u jeho výrobcu (pri niektorých softvéroch platenú verziu alebo doplnkovú službu). Za dostupnosť, funkcie a zmeny softvéru tretích strán nezodpovedáme; ak výrobca zmení svoje rozhranie, prepojenie môže byť dočasne nedostupné.

8. Predplatné, skúšobné obdobie a platby

Služba sa platí mesačným predplatným za každú firmu zvlášť. Aktuálny cenník a parametre plánov (najmä počet dokladov za mesiac) sa zobrazujú v aplikácii pred nákupom; plán si objednáte v aplikácii.

Kým pre vašu firmu predplatné nie je zavedené, službu používate bez poplatku. Zavedenie spoplatnenia oznámime e-mailom aspoň 14 dní vopred a nič nezaplatíte, kým si plán sami neobjednáte.

• Skúšobné obdobie: nová firma dostane po dokončení nastavenia bezplatné skúšobné obdobie bez zadania platobnej karty; jeho dĺžku a počet dokladov uvidíte v aplikácii. Pre tú istú firmu (krajinu a IČO) sa poskytuje len raz, aj keď firmu vymažete a založíte znova.
• Započítavajú sa úspešne vyčítané doklady v zúčtovacom období. Opakované čítanie, duplicitné súbory a neúspešné čítanie sa nezapočítavajú. Po prekročení limitu plánu sa zastaví len nahrávanie ďalších dokladov.
• Platiteľom je firma sama alebo iný platiteľ, napríklad účtovná kancelária, ktorá platí za viacero firiem. Platba nedáva vlastníctvo firmy ani prístup k nej. Platiteľa, ktorého navrhne účtovník, musí potvrdiť vlastník alebo správca; vlastník aj správca môžu platenie kedykoľvek prevziať.
• Platby kartou spracúva poskytovateľ platieb Stripe. Údaje o platobnej karte zadávate priamo u neho; prevádzkovateľ ich nevidí ani neukladá.
• Prechod na vyšší plán platí hneď a doplatíte pomernú časť ceny; prechod na nižší plán platí od ďalšieho zúčtovacieho obdobia. Predplatné môžete zrušiť ku koncu zaplateného obdobia. Pomernú časť už zaplatenej ceny nevraciame.

Faktúru za predplatné vystavujeme elektronicky; uplatňujeme DPH podľa platných predpisov. Zmenu cien oznámime e-mailom aspoň 14 dní vopred; nová cena platí od nasledujúceho zúčtovacieho obdobia.

9. Neuhradenie a režim len na čítanie

Ak sa platba nepodarí, skončí sa skúšobné obdobie bez objednaného plánu alebo sa platenie ukončí, firma má ochrannú lehotu 14 dní. Potom prejde do režimu len na čítanie, o čom vás vopred informujeme e-mailom.

V režime len na čítanie sa zastaví platená práca: nahrávanie a opakované čítanie dokladov, ukladanie do softvéru, nahrávanie výpisov a potvrdzovanie a zapisovanie úhrad. Vaše údaje nikdy nezamkneme — prezeranie, sťahovanie originálov, export firmy (ZIP), správa tímu a mazanie fungujú stále a rozbehnutá práca sa dokončí. Po úhrade sa firma vráti do plnej prevádzky.

Ak firma zostane v režime len na čítanie 12 mesiacov, jej údaje vymažeme. Upozorníme vás na to e-mailom 30 a 7 dní vopred.

10. Dostupnosť, podpora a zodpovednosť

Službu prevádzkujeme s odbornou starostlivosťou, nezaručujeme však jej nepretržitú ani bezchybnú dostupnosť. Plánovanú údržbu, ktorá obmedzí službu, sa snažíme oznámiť vopred. Podporu poskytujeme e-mailom na [email protected].

V rozsahu, v akom to dovoľuje právo, nezodpovedáme za škodu spôsobenú potvrdením nesprávnych údajov, výpadkom alebo zmenou softvéru tretích strán, výpadkom internetu na strane zákazníka, ani za ušlý zisk a nepriame škody.

Zákazník zodpovedá za obsah dokladov a výpisov, ktoré nahrá, a za to, že je oprávnený ich v službe spracúvať.

11. Pravidlá používania a pozastavenie

Zákazník a používatelia sa zaväzujú:

• nahrávať len doklady a výpisy, ktoré sú oprávnení spracúvať;
• nepoužívať službu na nezákonné účely, neobchádzať jej technické obmedzenia a nezaťažovať ju automatizovanými požiadavkami nad rámec bežného používania;
• chrániť svoje prihlásenie a prístupové údaje k prepojenému softvéru.

Pri porušení týchto pravidiel, ohrození bezpečnosti služby alebo iných zákazníkov, alebo ak to vyžaduje zákon, môžeme prístup používateľa alebo firmy pozastaviť. O pozastavení a jeho dôvode vás bez odkladu informujeme, ak tým neohrozíme bezpečnosť; prístup obnovíme, keď dôvod pominie.

12. Ukončenie a export údajov

Vlastník, správca a účtovník môžu kedykoľvek stiahnuť export firmy (ZIP so všetkými originálmi dokladov a prehľadmi dokladov a platieb vo formáte CSV), a to aj v režime len na čítanie.

Vlastník môže firmu kedykoľvek vymazať. Používateľ môže kedykoľvek zrušiť svoj účet; ak je posledným vlastníkom firmy, v ktorej pracujú aj iní ľudia, musí ju najprv odovzdať alebo ostatných z tímu odobrať. Firmy, v ktorých pracoval sám, sa vymažú spolu s účtom. Pred potvrdením aplikácia ukáže, čo sa vymaže a čo zostane.

Vymazané údaje odstránime z aplikácie hneď a zo záloh najneskôr do 30 dní. Náklady a úhrady už uložené v prepojenom softvéri v ňom zostávajú.

Prevádzkovateľ môže zmluvu ukončiť výpoveďou oznámenou e-mailom vopred tak, aby si zákazník stihol údaje exportovať, alebo s okamžitou účinnosťou pri závažnom porušení týchto podmienok.

13. Ochrana osobných údajov

Ako spracúvame osobné údaje používateľov, opisujú Zásady ochrany osobných údajov. Pri dokladoch, výpisoch a ďalších údajoch, ktoré zákazník do služby nahrá, je zákazník prevádzkovateľom a my sprostredkovateľom; pravidlá tohto spracúvania upravuje príloha týchto podmienok.

14. Zmeny podmienok

Zmeny podmienok oznámime vlastníkom firiem e-mailom aspoň 14 dní pred ich účinnosťou. Ak so zmenou nesúhlasíte, môžete do jej účinnosti firmu vymazať alebo účet zrušiť; ďalším používaním služby po účinnosti zmeny ju prijímate.

15. Rozhodné právo a spory

Zmluva a tieto podmienky sa riadia právom Slovenskej republiky, najmä Obchodným zákonníkom. Spory sa budeme snažiť vyriešiť dohodou — napíšte nám na [email protected]. Ak sa to nepodarí, rozhodne ich vecne a miestne príslušný súd Slovenskej republiky.

Ak je niektoré ustanovenie neplatné, ostatné ustanovenia zostávajú v platnosti.

Príloha: Spracúvanie osobných údajov v mene zákazníka (čl. 28 GDPR)

Táto príloha je zmluvou o spracúvaní osobných údajov medzi zákazníkom (prevádzkovateľ) a spoločnosťou INTERFASE s. r. o. (sprostredkovateľ).

• Predmet a trvanie: spracúvanie osobných údajov v dokladoch, výpisoch a ďalších údajoch, ktoré zákazník do služby nahrá, po dobu trvania zmluvy a do vymazania podľa bodu „Vymazanie“.
• Povaha a účel: uloženie, čítanie údajov (aj umelou inteligenciou), zobrazenie na kontrolu, párovanie platieb, odovzdanie do prepojeného softvéru, export a vymazanie — výlučne na poskytovanie služby.
• Kategórie dotknutých osôb: dodávatelia a odberatelia zákazníka a ich zamestnanci či kontaktné osoby, protistrany platieb v bankových výpisoch, používatelia zákazníka.
• Typy osobných údajov: najmä mená, adresy, identifikačné čísla podnikateľov, e-mailové adresy a telefónne čísla uvedené v dokladoch, čísla bankových účtov, platobné údaje a texty správ pre príjemcu.

Sprostredkovateľ sa zaväzuje:

• spracúvať osobné údaje len na základe pokynov zákazníka — tieto podmienky a úkony v aplikácii (nahratie, potvrdenie, prepojenie, export, vymazanie) — a upozorniť ho, ak by pokyn podľa jeho názoru porušoval právo;
• zabezpečiť, aby osoby oprávnené údaje spracúvať boli viazané mlčanlivosťou a mali k nim prístup len v rozsahu potrebnom na prevádzku a podporu;
• prijať primerané technické a organizačné opatrenia podľa čl. 32 GDPR, najmä šifrované spojenie (HTTPS), šifrované uloženie prístupových údajov k softvéru, oddelenie údajov jednotlivých firiem, riadenie prístupu podľa rolí, záznam o činnosti a pravidelné zálohy;
• zapájať ďalších sprostredkovateľov (zoznam je v Zásadách ochrany osobných údajov) len so zmluvou s rovnakými povinnosťami; zákazník tým dáva všeobecný súhlas, pričom o zamýšľanej zmene sprostredkovateľov ho vopred informujeme e-mailom a zákazník môže namietať alebo zmluvu ukončiť;
• prenášať údaje mimo Európskeho hospodárskeho priestoru len na základe primeraných záruk podľa čl. 46 GDPR;
• pomáhať zákazníkovi pri vybavovaní žiadostí dotknutých osôb (aplikácia umožňuje údaje zobraziť, exportovať a vymazať) a pri plnení povinností podľa čl. 32 až 36 GDPR;
• oznámiť zákazníkovi porušenie ochrany osobných údajov bez zbytočného odkladu po tom, ako sa o ňom dozvie;
• poskytnúť zákazníkovi informácie potrebné na preukázanie plnenia týchto povinností a umožniť audit v primeranom rozsahu po predchádzajúcej dohode.

Vymazanie: po vymazaní firmy alebo zániku zmluvy údaje z aplikácie vymažeme hneď a zo záloh najneskôr do 30 dní, ak právo nevyžaduje ich ďalšie uchovanie. Zákazník si údaje môže pred vymazaním exportovať.